Кадровый учёт в Беларуси: основы для руководителя и предпринимателя

Кадровый учёт — обязательная составляющая деятельности любого работодателя в Беларуси. Ошибки в кадровых документах могут стоить дорого: штрафы при проверках Департамента государственной инспекции труда достигают 200 базовых величин. Разберём ключевые требования и обязательные документы.

Обязательные кадровые документы

Каждый работодатель обязан иметь:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

• Штатное расписание

• Трудовые договоры (контракты) с каждым работником

• Приказы о приёме, переводе, увольнении

• Трудовые книжки (или электронные трудовые документы)

• Личные дела работников (карточки форм Т-2)

• График отпусков

• Табель учёта рабочего времени

• Должностные инструкции

• Положение об оплате труда

Трудовой договор или контракт: в чём разница

В белорусском трудовом праве различают: трудовой договор — бессрочный (с неопределённым сроком) или срочный (от 1 до 5 лет); контракт — особая разновидность срочного трудового договора сроком от 1 до 5 лет, с дополнительными правами нанимателя (расторжение без объяснения причин при систематических нарушениях).

Большинство белорусских работодателей предпочитают контракт: он даёт больше гибкости при расставании с работником. Работник при этом имеет право на дополнительный поощрительный отпуск не менее 1 дня, а также ряд дополнительных гарантий.

Оформление нового работника: алгоритм

1. Работник предоставляет пакет документов: паспорт, трудовую книжку, документ об образовании, военный билет (для военнообязанных), медицинская справка (при необходимости)

2. Подписывается трудовой договор или контракт в двух экземплярах

3. Издаётся приказ о приёме на работу (в день начала работы или до него)

4. Работник знакомится под подпись: с ПВТР, должностной инструкцией, Положением об оплате труда, инструктажем по охране труда

5. Делается запись в трудовой книжке (в течение 5 дней с момента издания приказа)

6. Заводится личная карточка (форма Т-2)

7. Работник включается в табель учёта рабочего времени

Трудовые книжки в 2025 году

С 2023 года в Беларуси введены электронные трудовые книжки. Работники, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2023 года, могут выбрать: бумажную или электронную книжку. Для работников с существующими бумажными книжками — переход в электронный формат добровольный (на основании заявления работника).

Электронные трудовые книжки ведутся в Государственной информационной системе. Работодатель вносит сведения о приёме, переводе и увольнении через специальный портал. Для этого необходима ЭЦП. Бумажная книжка при этом не ведётся — вместо неё выдаётся выписка из электронной.

Охрана труда: обязательные требования

Охрана труда — отдельная значимая область кадрового учёта:

• Вводный инструктаж — проводится со всеми новыми работниками в день приёма

• Первичный инструктаж на рабочем месте — до начала самостоятельной работы

• Повторный инструктаж — не реже 1 раза в 6 месяцев

• Внеплановый инструктаж — при изменении технологии, несчастном случае, требовании проверяющих

• Журнал регистрации инструктажей — обязателен

Отпуска: основные правила

Каждый работник имеет право на трудовой отпуск не менее 24 календарных дней. Отдельным категориям предоставляются удлинённые отпуска (педагоги, работники с вредными условиями труда). Дополнительные отпуска: за ненормированный рабочий день (до 7 дней), поощрительный отпуск по контракту (не менее 1 дня).

График отпусков составляется до 5 января и согласуется с профсоюзом (при наличии). Работник уведомляется о дате начала отпуска не менее чем за 15 дней. Выплата отпускных — не позднее чем за 2 дня до начала отпуска.

Увольнение: как правильно оформить

Порядок увольнения зависит от основания. При увольнении по соглашению сторон — подписывается соглашение, издаётся приказ, производится расчёт в день увольнения. При увольнении по инициативе нанимателя — соблюдение процедуры предупреждения (за 1–2 месяца), выплата выходного пособия.

Запись в трудовой книжке делается в день увольнения. Работнику выдаётся справка о зарплате (для ФСЗН) и характеристика (по запросу). Расчёт производится в день увольнения — нарушение этого срока влечёт выплату среднедневного заработка за каждый день задержки.

Проверки Департамента государственной инспекции труда

ДГИ проводит плановые проверки не чаще 1 раза в 3 года. Внеплановые — по жалобам работников (анонимные жалобы также принимаются). Наиболее частые нарушения:

• Неоформленные трудовые договоры или оформленные с нарушениями

• Отсутствие обязательных кадровых документов

• Нарушения в ведении трудовых книжек

• Нарушения законодательства об охране труда

• Задержка выплаты заработной платы

• Нарушения режима рабочего времени

Максимальный штраф за нарушение законодательства о труде — 200 БВ. Повторные нарушения могут привести к дисквалификации руководителя.