Инвентаризация в организации: порядок проведения и оформление результатов

Инвентаризация — обязательная процедура для каждой организации. Это не просто формальность, а реальный инструмент контроля за сохранностью имущества. Правильно проведённая инвентаризация позволяет выявить недостачи, излишки и своевременно принять меры. Неправильно оформленная становится поводом для споров с налоговыми органами.

Виды инвентаризации

По охвату: полная инвентаризация — охватывает всё имущество и обязательства организации; частичная — отдельные виды имущества (например, только основные средства или только ТМЦ на складе). По основанию: плановая (проводится по графику, как правило перед составлением годовой отчётности); внеплановая (при смене материально ответственного лица, при выявлении фактов хищения, при ЧП).

Периодичность обязательной инвентаризации

По белорусскому законодательству обязательная инвентаризация проводится:

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности — не ранее 1 ноября

• При смене материально ответственного лица

• При выявлении фактов хищения или злоупотреблений

• При передаче имущества в аренду, продаже, преобразовании организации

• При ликвидации или реорганизации

• При стихийных бедствиях или иных чрезвычайных ситуациях

Частота плановых инвентаризаций может быть и чаще — в зависимости от отрасли и специфики бизнеса. Например, в торговле и общепите рекомендуется проводить инвентаризацию ТМЦ ежеквартально, в розничной торговле — ежемесячно.

Подготовка к инвентаризации

Для проведения инвентаризации руководитель издаёт приказ (распоряжение), в котором указываются: состав инвентаризационной комиссии; сроки проведения; виды имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации. Комиссия должна состоять не менее чем из трёх человек. В состав комиссии не включается материально ответственное лицо (МОЛ) — то, чьи ценности пересчитываются.

Перед началом инвентаризации комиссия получает от МОЛ расписку о том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списаны. МОЛ присутствует при инвентаризации — это обязательное требование. При отсутствии МОЛ по уважительной причине (болезнь) — инвентаризация может быть отложена или проведена в присутствии его представителя.

Порядок проведения инвентаризации ТМЦ

Фактическое наличие ТМЦ (товарно-материальных ценностей) определяется путём: пересчёта (для штучных товаров); взвешивания (для грузов, сыпучих материалов); обмера (для жидкостей, строительных материалов). Данные записываются непосредственно в инвентаризационную опись. Никаких предварительных записей «со слов» — только фактические данные.

Инвентаризация не должна прерываться на несколько дней: если пересчитать всё за один день нельзя — склад (помещение) опечатывается на ночь. Пропуск ценностей (часть склада не пересчитана) делает инвентаризацию недействительной.

Инвентаризационные описи: заполнение

Результаты фиксируются в инвентаризационных описях — типовые формы утверждены Минфином, но организация вправе разработать собственные. Описи составляются в двух экземплярах: один остаётся у материально ответственного лица, второй — передаётся в бухгалтерию.

В описи указываются: наименование объекта; единица измерения; количество по учётным данным; количество по фактическому подсчёту. Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и МОЛ. Незаполненные строки прочёркиваются. Итоговые суммы в описи подписываются председателем и членами комиссии, а также МОЛ.

Сличительная ведомость: выявление расхождений

На основании инвентаризационных описей составляется сличительная ведомость — сравнение фактических данных с учётными. В ведомости отражаются: излишки (фактическое количество > учётного); недостачи (фактическое количество < учётного). Сличительная ведомость подписывается теми же лицами, что и опись.

Отражение результатов в учёте

Излишки

Излишки принимаются к учёту по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и отражаются как внереализационный доход. Это увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Рыночная стоимость должна быть документально подтверждена.

Недостачи

Порядок отражения недостач зависит от причин: недостача в пределах норм естественной убыли — на расходы производства/обращения; недостача сверх норм по вине МОЛ — относится на виновное лицо (дебиторская задолженность); недостача без установленного виновного лица — на внереализационные расходы (при наличии документов, подтверждающих отсутствие виновных).

Оформление результатов: протокол комиссии

По итогам инвентаризации председатель комиссии составляет протокол с предложениями о порядке урегулирования расхождений. Протокол утверждается руководителем организации. На основании утверждённого протокола бухгалтерия делает соответствующие проводки.

Ответственность при инвентаризации

• Уклонение от проведения обязательной инвентаризации — административная ответственность до 5 БВ

• Нарушение порядка ведения бухгалтерского учёта (непостановка на учёт выявленных излишков) — до 10 БВ

• Материальная ответственность МОЛ за недостачи — полная в пределах договора о полной материальной ответственности

• Неправильное оформление результатов — основание для признания инвентаризации недействительной при проверке